PR izvještaj kruna je vaše PR kampanje. To je najbolji način da prezentirate svoj rad i njime postignute rezultate. Mnogi će vaši klijenti odlučiti nastaviti ili prekinuti suradnju s vama samo na temelju vašeg izvještaja. Kako to da onda toliko PR stručnjaka griješi u svojim izvještajima?

Kroz ove korake ćete izbjeći grupu PR stručnjaka s beznačajnim izvještajima:

1. Koji je bio cilj vaše PR kampanje?

Tijekom izrade Mediatoolkit-ovih prilagođenih grafova, naišli smo na dva tipa klijenata.

Prvi tip: oni koji u svoje izvještaje žele uključiti što je više moguće podataka
Drugi tip: oni koji nastoje minimizirati količinu podataka u izvještajima

Priznajem, dosta sam dugo i ja spadala u prvi tip. Mislila sam kako će klijenti jedino shvatiti rezultate ako napravim impresivan dokument s 50+ tablica i grafova te razrađenim ciljevima i uspjesima kampanje. Tako nešto, isprintano i povezano, izgleda veličanstveno. Skoro kao znanstveni članak.

Jednom sam prilikom izrade nove sekcije s izvještajima u Mediatoolkit-u, čak predložila da ubacimo i nekoliko rečenica u kojima bismo ponavljali brojeve s grafova. Skoro su me izbacili naglavačke sa sastanka. Moji su kolege na to rekli da, ako ne možeš razumjeti graf gledajući ga, on ne bi trebao ni postojati.

I stvarno, u pravu su.

Klijenta zanima samo direktan i jednostavan pristup, a ne dugački, iscrpni opisi i podaci.

Zamislite da vaš klijent prosuđuje uspješnost vaše kampanje gledajući samo jedan graf. Što biste na taj graf stavili? Biste li mu tratili dragocjeno vrijeme dugačkim pojašnjenjima i desecima suvišnih podataka?

Pretpostavljam da ne biste, pa zašto se to onda toliko često radi?

Prije nego krenete pisati PR izvještaj, razmislite o tom jednom, najbitnijem grafu koji se jednostavno mora pojaviti u vašem izvještaju.

Često ćete vidjeti da je vezan uz poslovne ishode. Na primjer:

1,000 prodaja > 1,000,000 impresija

560 glasača > 560 članaka

200 pretplatnika > 5,000 dijeljenja

AMECov Integrated Evaluation Framework  nudi poprilično korisne upute za pronalaženje glavnog cilja vaše kampanje.

Koristite strategiju “obrnute piramide”

Prva stranica vašeg PR izvještaja trebala bi sadržavati kratki opis, po mogućnosti ne dulji od 2 paragrafa. Taj bi kratki sadržaj trebao pratiti tradicionalno pravilo koje se koristi pri izvještavanju o vijestima, odnosno “obrnutu piramidu”. Najbitnije informacije navedite na početku, a one manje bitne ostavite za sredinu i kraj teksta.

Ja osobno volim započinjati sa završnim rezultatom (vidi gore), a onda nastaviti s aktivnostima koje su dovele do njega:

Cilj je bio postići X. Kampanja je postigla Y. To je fenomenalno budući da je duplo bolje od onog što smo očekivali – oh, također je i duplo bolje od onog što su očekivali suparnici. Učinili smo to s ovih 20-30 aktivnosti. U sljedećih nekoliko stranica ćemo detaljnije pojasniti što se i zašto dogodilo.

Ovako, oni koji žele saznati više,mogu nastaviti čitati o detaljima, s jasnijom slikom u glavi o onome što vide.

S druge strane, rukovoditelje ne tjerate da čitaju gomile podataka. Ovdje imaju dostupne sve njima bitne informacije.

Maknite suvišne podatke iz svog PR izvještaja

Zapamtite da dobar PR izvještaj sadrži 90% podataka i analiza, a samo 10% opisnog teksta.

Recimo da ste vodili Instagram kampanju za svog klijenta koja je trajala mjesec dana.

Možda vam se čini jako bitnim u izvještaj uključiti ovaj graf o generalnom sentimentu:

No, treba li vašem klijentu doista ovoliko podataka, pogotovo ako se kampanja provodila samo na Instagramu?

Ovaj graf možete zamijeniti rečenicom o Instagramu kao klijentovom drugom najpopularnijem kanalu nakon web stranica.

Umjesto toga, idite za grafom koji se fokusira na razultate sentimenata na Instagramu kroz određeni vremenski period:

Ovakav graf klijentu govori sve što treba znati: broj spominjanja i njihov sentiment kroz neko vrijeme.

Fokusiran je na kampanju koju ste zapravo provodili, što je puno zanimljivije od pustih podataka navedenih u gore prikazanom grafu.

Neke će ljude zanimati i metodologija.

Htjet će znati više o ukupnim spominjanjima, načinima na koje se o njima govori, sentimentu, dosegu, angažiranosti te ostalim metrikama.

U redu, uključite ove grafove u svoj izvještaj, znam da želite.

Ali, nemojte zaboraviti pravilo izokrenute paramide – grafove stavite na kraj, radije nego na početak.

I na kraju, prestanite se pribojavati da će vaši klijenti misliti kako niste ništa napravili. Zapravo, vjerojatno je upravo suprotno istina.

 

Zanima vas uspješnost vašeg brenda? Saznajte pomoću Mediatoolkit-a.

ISPROBAJ BESPLATNO