Jedna stvar koja je zajednička većini tvrtki je obilježavanje posebnih prilika prigodnim događajima. Božićni domjenci, team building i proslave obljetnica tvrtke. Jedinstveno nama? Proslava šestog Mediatoolkitovog rođendana u karanteni.

Dnevnik jednog novog POPS-a

(Moj) početak

U Mediatoolkitu sam zaposlena tek par mjeseci. Prvi dani u SaaS kompaniji u novoj ulozi prošli su bezbolno, s puno korisnih savjeta i uputa o nizu People Operations (od milja POPS) procesa. S obzirom na to da su interni događaji jedna od domena kojima sam se trebala u skoroj budućnosti baviti, neki od savjeta doticali su se i pitanja “kako organizirati vrhunski team building koji uključuje pregršt aktivnosti, lokacija i nekoliko dana putovanja; kako se pripremiti i pronaći suradnike; organizirati budžete…”. Prva prilika za to trebala je biti uskoro – Mediatoolkitov šesti rođendan. Kako već nekoliko godina pratim Mediatoolkit priču, bila sam oduševljena što sada napokon imam priliku biti njezin važan dio. Sve što mi je na spomen MT rođendana prolazilo kroz glavu bilo je kad počinjemo.

Ili ipak ne?

Početkom travnja postalo je očito da od velikog partyja neće biti ništa. Razlog tomu? Pandemija, potres, karantena. Spremna na odgodu partyja na neodređeno, saznajem novu stvar o Mediatoolkitu – loši su u prihvaćanju bilo kakvih prepreka. Umjesto predviđanja datuma na koji bi mogli organizirati party, moj novi zadatak bio je “organizirati team building za pedeset ljudi pandemijom i potresom raseljenih po cijeloj zemlji (Metković, Vukovar, Poreč, …), svima dostaviti poklone, osigurati da im je zabavno, da imaju ima što i s kime raditi i sve to  barem do ponoći”.

Tko bi rekao da u moru how to remote vodiča nije bilo niti jednog primjenjivog na ovaj specifičan slučaj? Tko bi rekao da će me taj zadatak dočekati tijekom mog još uvijek aktualnog onboardinga?

Srećom, nisam bila sama – naš COO bio je jednako odlučan da rođendan proslavimo “kako treba”, čak i u karanteni. Već na kick-off meetu imao je nekoliko super ideja, čijem je razvoju kasnije doprinio i Marketing.

A onda je krenula realizacija.

Prvi korak: diskretno, a u skladu s GDPR-om prikupiti podatke gdje tko živi.

Naravno da tvrtka inače ima te podatke. Međutim, u masovnom raseljavanju zbog potresa i pandemije, ti podaci postanu puno manje pouzdani. Zahvaljujući inovativnosti našeg tima, podaci su rekordno brzo prikupljeni, a do ovog trenutka još uvijek ignoriramo pitanje zašto prijatelji iz drugih firmi nisu prolazili redovito ažuriranje osobnih podataka s office management timom.

Drugi korak: već nešto uobičajeniji za svaki vid organizacije – pronalazak volontera.

Veći broj volontera znači veću efikasnost. No, to znači i manji broj ljudi koji će biti iznenađeni zabavom i pripremljenim aktivnostima. S druge strane, manji broj volontera znači više posla kojeg je daleko teže uklopiti u svakodnevicu. Ovdje nema zlatne sredine, ali ono što vrlo brzo postane očito je da, s dovoljno vremena, i manji broj volontera može postići fantastične rezultate. Što zapravo planiranje na vrijeme čini krucijalnim korakom.

Treći korak: logistika. I još važnije – zapisivanje.

Imamo fantastičan plan i samo ga treba izvesti? Taj samo nije toliko jednostavan. Čak i oni banalni koraci poput “treba nazvati dostavu” postanu manje banalni na prvo “ali dostavljamo samo u Zagrebu” ili “dostava izvan Zagreba Vam je triput skuplja nego sama vrijednost paketa”. Ključno je u trenutku plana zapisati sve potrebne korake da se plan izrealizira te provjeriti sa svim nužnim akterima u pojedinim koracima je li to zaista izvedivo na željeni način. Tek u trenutku kada je sve potvrđeno, ide “samo” realizacija plana.

Četvrti korak: realizacija.

Tijekom realizacije plana, imali smo dva glavna izazova:

  1. Dostava fizičkih poklona svakom zaposleniku i suradniku Mediatoolkita.
  2. Virtualni party za pedeset ljudi s barem deset različitih aktivnosti na izbor.

Imali smo i neke dodatne izazove:

  1. Svi smo barem malo ljuti što ne možemo slaviti uživo.
  2. Svi smo jako opterećeni fokusirani jer prvi put radimo od kuće full-time.
  3. Sve treba biti smišljeno, definirano, organizirano, spremno i komunicirano u manje od dva tjedna.
Timeline realizacije plana

Kao poklon koji će (gotovo) svima odgovarati odlučili smo na sve kućne adrese poslati paket craft piva.  Zajednička zdravica je tradicija koja je krasila sva naša slavlja uživo i nadali smo se da će ju uz malu pomoć biti moguće izvesti i virtualno. Nakon ponešto istraživanja (i podosta nerviranja) odlučili smo se za Zmajsku pivovaru i njihovu suradnju s brandom From Zagreb With Love. Jedan od razloga naše raseljenosti su štete od potresa, a kako su svi prihodi od prodaje navedenog piva išli u kupovinu opreme za vatrogasce, nije bilo drugog ni boljeg izbora za proslavu naše timske kulture. Cure i dečki koji u Mediatoolkitu organiziraju volonterske aktivnosti su posebno podržali odabir. Zmajska pivovara nam je izašla u susret i sve je odrađeno vrhunski – od tiskanja custom Mediatoolkit naljepnica za svaki pojedini paket, do pedeset i jedne dostave praktički bez ikakvih problema.

Poklon paket craft piva Zmajske pivovare

Što se same “lokacije” partyja tiče, kao što se svi event menadžeri pošteno namuče za pronalazak odgovarajućeg prostora, mi smo se namučili tražeći odgovarajuću platformu. Sastanke inače održavamo preko Zooma i Hangoutsa. Međutim, nijedna od navedenih platformi nam se nije pokazala dovoljno zabavnom i prilagodljivom za nešto što bi ipak trebao biti party. 

Zašto? Ne samo da smo htjeli imati više od deset aktivnosti, već smo htjeli da svaka ima svoju “sobu”, svoj soundtrack i svog hosta – odnosno animatora. Reklo bi se vlastiti mali virtualni prostor, kako bi svatko od nas mogao imati maksimalno custom iskustvo.

Znate kako svi dobri partyji završe u kuhinji? Mi smo tražili tu online kuhinju. Htjeli smo društvene igre, kviz(ove), ozbiljne igre, drinking igre, više i manje kreativne igre, grupe za posebne interese (koliko interesa, toliko grupa) te izazove koji će sve te ljude angažirati tijekom dana i relativno dugo u noć. 

Hangoutsi koje inače uspješno koristimo za sastanke nisu pokrivali opciju različitih “soba”, pa smo ih za potrebe partyja ipak preskočili. Zoom, koji povremeno koristimo za radionice, ima upravo tu opciju. Međutim, samo host može dodjeljivati pojedince različitim sobama, što nam nikako nije odgovaralo s obzirom na to da smo htjeli svima omogućiti slobodno kretanje među sobama. Nakon nekolicine prigovora ali-Zoom-ima-pozadine-volim-pozadine, odlučili smo pronaći platformu koja bi nam to omogućila. S gotovo svim platformama za sastanke koje smo testirali naišli smo na još jedan problem – kvaliteta zvuka ovisila je o tome tko pušta glazbu i tko (ne) priča paralelno s glazbom. Nije baš idealno za party.

U zadnji tren smo pronašli idealnog saveznika u platformi manje poznatoj van gaming zajednice – Discordu. Discord je imao rješenje za oba naša zahtjeva – lako smo organizirali sobe i soundtrack u svakoj od njih, na način da je svatko od nas pedesetak mogao nesmetano i neograničeno virtualno šetati po sobama te prilagođavati glasnoću glazbe u svakoj. Discord za to nema posebne funkcionalnosti, ali ima pregršt botova koji su nam omogućili svaku prilagodbu koja nam je pala na pamet.

discord screenshot
Discord: Let’s get quizzical soba

Htjeli iznenaditi, pa se i sami iznenadili

Sve je prošlo bolje od očekivanog! (Iako dosta toga nije prošlo po planu.)

Svaki pravi People Ops djelatnik voli ankete, pa nam je tako anketa nakon rođendana pružila uvid u visoke ocjene, pohvale, kudose na kvadrat, i ideje za ponavljanje dijela ili cijelog tog dana. Sve što smo htjeli čuti nakon svog uloženog truda.

Ali, svaki pravi projekt ne završava samo tako, pa smo i mi na tzv. retrospektivi nakon dugog vikenda prokomentirali ovaj mini projekt i lekcije koje smo naučili. Uz to, odlučili smo ih i zapisati za sve članove tima koji će se možda jednog dana uloviti u koštac s organizacijom remote rođendana (iako se doista nadamo da neće). Naknadno smo odlučili i objaviti naše lekcije za sve koje čeka ista nevolja u kojoj smo se mi našli, u nadi da ćemo im pomoći biti pripremljeniji.

Za slučaj da ovaj dnevnik čita takva jedna osoba, ovdje je šest rođendanskih lekcija sa šestog rođendana:

#1 Planiraj na vrijeme i planiraj pesimistično

Prvi i ključan savjet koji bi mi uštedio puno vremena i živaca. Jedan od komentara koji sam dobila nakon rođendana bio je “wow, uopće se nisi živcirala kako je sve last minute i bila si puna optimizma da će sve proći super”. Drago ti je čuti tako nešto, ali realno – pesimizam je u planiranju ovako šarenog projekta tvoj najbolji prijatelj. Tzv. premortem analize i slični alati utjelovljenje su ovog savjeta. Zašto je to korisno?


Kako se neka ideja ili projekt bliže odluci ili nekom ključnom datumu kao što je rođendanski party, uključeni ljudi su skloniji optimizmu, a sama ideja ili projekt ima sve manje šanse za izmjene ili čak otkazivanje. Premortem je drugo ime za sastanak dizajniran da nas oslobodi tog efekta te čak nagradi neslaganje i kritičko promatranje našeg vlastitog projekta. Tijekom planiranja partyja, idealno prije donošenja neke finalne odluke, okupite tim i zamislite da je sve već katastrofalno propalo. Neka svaki član tima ponudi barem jedan razlog zbog kojeg se dogodila ta zamišljena katastrofa. Na taj način ćeš imati listu stvari koje mogu poći po krivu, ali i priliku da na vrijeme planiraš kako se suočiti s njima. Idealno, već na istom sastanku. Kao svojevrsni brainstorming, u premortemu nema krivih odgovora – “što ako nitko neće imati interneta” je sasvim validno pitanje u planiranju virtualnog partyja!

#2 Zadnji tjedan je samo za ukrase

Nastavak prethodne lekcije – nešto što ne želim ponoviti su zadnji dani planiranja! Ako radiš (ovakav) cjelodnevni virtualni party i ne znaš svaki detalj rasporeda tjedan ranije, ne ostaje ti puno prostora za popravljanje grešaka i fokus na detalje, a oboje ti treba. Primjerice, od 50 poslanih uputa za spajanje i navigiranje po Discord sobama te rasporeda aktivnosti, nekoliko njih je ostalo u draftu maila do skoro zadnjeg dana. Da sam poslušala vlastiti savjet, svaku odluku bih pomaknula barem tjedan ranije, kao i stvari poput testiranja i proba za volontere. Primjerice, što je veći tim uključen i što više članova inače radi u istom odjelu, teže je uskladiti njihove rasporede – to obavezno imaj na umu i odmah na početku dogovori vrijeme i agende za sastanke. Probaj pod svaku cijenu “preskočiti” našu promjenu platforme u zadnji tren te bitnu odluku poput te donesite što ranije, jer ona utječe na cijeli niz drugih stvari.

#3 Testiraj sve što prvi put vidiš

Vjerojatno prva stvar koju bih “drugi put drugačije” je testiranje Discorda na nekom drugom eventu prije samog rođendana – uštedjeli bismo puno vremena na prenošenju specifičnih uputa za kretanje po sobama, izmjene aktivnosti i kontroliranje zvuka. Lekcija za “drugi put” je nešto što UX dizajneri imaju u malom prstu – razmišljaj kao da sve moraš objasniti maloj djeci, i tako razmišljaj barem tjedan ranije.  “E, ne radi mi link za Let’ s Get Quizzical sobu” pet minuta prije početka kviza nije nešto što želiš čuti kao organizator.

#4 Upute neće pokvariti iznenađenje

Ovako smo mi to zamislili – puno aktivnosti, puno prilika za angažiranje ekipe, a sve iznenađenje – ma win. Ovako je to izgledalo na retrospektivi – shvatili smo da je bilo toliko toga, i aktivnosti i uputa, da su ljudi jednostavno prestali sve odjednom pamtiti. Ima nas više psihologa, sociologa, marketingaša – koji bi trebali znati kako ljudska pažnja “radi”, ali ponijela nas je želja da se svi iznenade svako malo tijekom dana – mene pogotovo. 


Lekcija? Nemoj ponoviti istu grešku, i slobodno ljudima nešto spoilaj – na kraju će očekivanje doprinijeti stvaranju hypea oko cijele stvari i nećeš (nužno) pokvariti iznenađenje.

#5 I volonteri su ljudi

Ekipa koja je “vodila” sobe na Discordu imala je potpunu slobodu u kreiranju sadržaja, aktivnosti, odabiru igara i soundtracka, iako smo im dali neke primjere. To se pokazalo kao potpuni pogodak, naročito u slučajevima koji su zahtijevali puno više angažmana – poput pripreme dugotrajnog kviza, skupljanje ekipa za njega u zadnji tren, smišljanja pitanja, dinamike… 

Lekcija? Vjeruj ljudima da će uz sve dnevne obaveze i one rođendanske odraditi na vrijeme ako im daš jasne upute i slobodu da budu kreativni.

#6 Bit će sve okej, ako je tim okej 🙂

Ova je lekcija bila za mene – unatoč situaciji i unatoč nemalom broju propalih planova u organizaciji, timski duh je prevladao. Krenuli smo s (neslužbenom) komunikacijom početkom dana, a službenu najavu programa smo objavili u 16h. Party je počeo u 18h, sa sedam različitih soba koje su nudile različite sadržaje. Kviz, kao centralna aktivnost s najviše zainteresiranih je započeo u 20h, i to s pedeset ljudi, uz sve njihove različite interese, želje i životne situacije. Ne samo da su aktivnosti ujedinile ljude iz različitih odjela, već su satima nakon kviza još uvijek svi uredno posjećivali sobu do sobe, kako bi vidjeli što se baš tamo događa (hint: osim kviza, Cards Against Humanity i Scrabble su skupili najvjernije i najveće skupine obožavatelja).

Sati nakon ponoći ipak su polako i najuživljenije odvukli u krevet, što je čak i nama u organizaciji bio znak da smo taj dan previše sati proveli za računalom i da je vrijeme za pobjednički kraj. Nažalost, za organizaciju afterpartyja nismo našli način.

Finalna ocjena remote proslave je bila i više nego zadovoljavajuća. Ali ono što je zaista uspjeh je količina komentara koju sam pročitala vezanih za iščekivanje susreta uživo. Remote party nam je super poslužio kao podsjetnik da smo i udaljeni zajedno. Iako, ni na koji način nije zamjena za kontakt uživo, zbog čega se već sad veselim organizaciji zdravice uživo.

Comments to: Team building u doba corone: 6 lekcija

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *

Attach images - Only PNG, JPG, JPEG and GIF are supported.